Dateien sicher teilen: Verschlüsselung im Alltag richtig nutzen

Wir verschicken täglich Dateien und Dokumente an unsere Kolleg:innen, Kund:innen und externe Dienstleister. Oft geht es dabei nicht nur um belanglose Informationen, sondern um sensible Date, die geschützt werden müssen. Schnell wird eine Datei per E-Mail im Anhang verschickt. Schließlich ist es einfach, bequem und gleichzeitig ein erhebliches Risiko. Denn unverschlüsselte Daten können abgefangen, missbraucht oder gar manipuliert werden. In diesem Beitrag erfährst Du, welche Risiken es gibt, wie Verschlüsselung im Alltag funktioniert und welche Best Practices Unternehmen und Privatpersonen beherzigen sollten.

Dateien sicher teilen?

„Dateien per E-Mail verschicken. Das ist doch sicher.“ Falsch gedacht. Dateien sicher teilen bedeutet, dass eine Datei auf dem gesamten Weg vor unbefugten Zugriff geschützt ist. Das gehören drei Ebenen:

• Daten während der Übertragung schützen (in transit)
• Daten im Speicher absichern (at rest)
• Kontrollieren, wer Zugriff hat (Access Management)

Erst wenn alle drei Aspekte berücksichtigt sind, kannst Du von einem sicheren Datenaustausch ausgehen.

Typische Risiken beim Datenaustausch

E-Mails ohne Verschlüsselung

Dateien im Anhang sind ein gefundenes Fressen für Angreifer:innen, wenn die Übertragung nicht gesichert ist.

Cloud-Sharing ohne Kontrolle

Ein öffentlich zugänglicher Dropbox- oder Google-Drive-Link bedeutet, dass theoretisch jede:r auf die Daten zugreifen kann.

Unsichere Speichermedien

USB-Sticks oder externe Festplatten gehen verloren oder werden gestohlen, wenn die Daten darauf nicht verschlüsselt sind, hat jemand sofort vollen Zugriff.

Messenger im Business-Einsatz

WhatsApp oder ähnliche Dienste sind zwar praktisch, erfüllen aber weder Unternehmens- noch Datenschutzanforderungen.

Das Problem: Viele dieser Methoden sind bequem, aber unsicher und öffnen somit die Toren für Datenschutzverstöße oder Datenlecks.

Verschlüsselung im Alltag

Die gute Nachricht: Verschlüsselung ist längst nicht mehr so ein kompliziertes Thema, sondern lässt sich mit den richtigen Tools einfach im Alltag integrieren.

Ende-zu-Ende-Verschlüsslung: Von der werden die meisten gehört bzw. gelesen haben. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bezeichnet die Regelung, dass nur Sender und Empfänger die Datei lesen können. Selbst der Anbieter des Tools hat keinen Zugriff.

Transportverschlüsselung (TLS): Stellt sicher, dass Daten beim Versand nicht abgefangen werden. Bei E-Mails ist TLS inzwischen Standard, aber nicht immer konsequent umgesetzt.

Best Practices für sicheres Teilen von Dateien

Ob im Unternehmen oder privat – diese Regeln helfen Dir, Dateien wirklich sicher zu teilen:

1. Passwortschutz nutzen: Dateien oder Links immer mit einem starken Passwort sichern und dieses nie im gleichen Kanal verschicken wie die Datei.
2. Zugriffsrechte einschränken: Nutze das „Need-to-know“-Prinzip. Nach diesem Prinzip erhalten nur diejenigen Zugriff, die die Datei wirklich brauchen.
3. Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren: Cloud-Accounts oder Plattformen immer mit 2FA absichern.
4. Regelmäßig aktualisieren: Software, Zertifikate und Passwörter müssen aktuell sein, sonst nützt die beste Verschlüsselung nichts.
5. Prozesse definieren: Im Unternehmen sollte klar geregelt sein, wie und mit welchen Tools Dateien geteilt werden dürfen.

Die Datenschutzgrundverordnung

Für Unternehmen ist Verschlüsselung nicht nur eine Empfehlung, sondern eine Pflicht. Die DSGVO verlangt den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Wer Kundendaten unverschlüsselt verschickt und dabei einen Verstoß begeht, riskiert Bußgelder und Reputationsschäden. Der sichere Austausch von Dateien ist also nicht nur ein Thema der IT-Sicherheit, sondern auch der rechtlichen Compliance.

Häufige Fehler beim sicheren Teilen

Trotz guter Tools passieren in der Praxis immer wieder die gleichen Fehler:

• Passwort und Datei werden im selben E-Mail-Thread verschickt.
• Cloud-Links ohne Ablaufdatum bleiben ewig aktiv.
• Private Tools (Dropbox, WhatsApp) werden für Unternehmensdaten genutzt.
• Mitarbeitende sind nicht ausreichend geschult.

Solche Kleinigkeiten reichen oft aus, um Sicherheitsmaßnahmen ins Leere laufen zu lassen.

Fazit: Sicherheit ist kein Luxus, sondern Standard

Mit den richtigen Tools und ein paar einfachen Regeln lässt sich Verschlüsselung problemlos in den Alltag integrieren, sowohl privat als auch im Unternehmen. Wichtig ist, dass Du nicht nur auf Technik vertraust, sondern auch klare Prozesse etablierst und alle Beteiligten schulst. Denn am Ende entscheidet nicht das Tool allein, sondern auch der Mensch dahinter.

Unser Tipp: Überprüfe, wie in Deinem Unternehmen aktuell Dateien geteilt werden und wo noch Lücken bestehen. Denn der beste Schutz vor Datenlecks ist, wenn Sicherheit nicht kompliziert wirkt, sondern selbstverständlich ist.